WP Mail SMTP: למה טופס צור קשר לא שולח מיילים ואיך מתקנים

אם טופס צור קשר לא שולח מיילים, או שהמיילים מהאתר נכנסים לספאם, ברוב המקרים הפתרון הוא לשלוח אותם דרך שירות דואר אמיתי ולא דרך השרת עצמו. התוסף WP Mail SMTP עושה בדיוק את זה: הוא משנה את הפונקציה wp_mail() של וורדפרס כך שהיא תשלח דרך שרת SMTP או דרך ספק דואר מוכר.

אבל התקנת התוסף היא רק חלק מהתיקון. כדי שהמייל יגיע לתיבה הנכונה צריך גם שכתובת השולח תתאים, שהשרת לא יחסום את החיבור, ושרשומות ה-DNS של הדומיין יאמתו את השליחה. סידרתי כאן את הבדיקות לפי הסדר שבו כדאי לעשות אותן, ולכל אחת איך יודעים שזו הבעיה ואיך מתקנים.

לפני שמשנים הגדרות כדאי לקחת גיבוי מלא של האתר. שינוי בהגדרות הדואר לא אמור להפיל את האתר, אבל התקנת תוספים ועריכת wp-config.php כן יכולות.

אם לקוחות אומרים שמילאו טופס ואתה לא רואה כלום, אין לך דרך לדעת כמה פניות פספסת, כי וורדפרס עצמה לא שומרת עותק של המייל.

לכן לפני שמתקנים את השליחה, כדאי לדאוג שהפניות יישמרו באתר. אם אתה עובד עם Contact Form 7, התוסף Flamingo שומר במסד הנתונים את כל ההודעות שנשלחות דרך הטופס. כך גם אם המייל לא יצא, הפנייה מחכה לך בתפריט Flamingo בממשק הניהול. ולפני שמסיקים שהמייל לא נשלח, שווה להציץ גם בתיקיית הספאם ובתיקיית קידומי המכירות בתיבה שלך.

עוד בדיקה של דקה היא לפתוח את הגדרות הטופס ולוודא שכתובת הנמען נכונה. קורה שהטופס הוגדר בזמן הבנייה לכתובת של מי שבנה את האתר, לכתובת ישנה או לכתובת עם שגיאת הקלדה. אם הכתובת נכונה והפניות נשמרות ב-Flamingo אבל לא מגיעות במייל, הבעיה בשליחה עצמה, ובזה מטפלות הבדיקות הבאות.

לפי התיעוד של וורדפרס, הפונקציה wp_mail() מבוססת על PHPMailer, וכשלא מוגדרת כתובת שולח היא משתמשת בכתובת ברירת מחדל בצורה wordpress@ והדומיין שלך. התיעוד גם מדגיש שגם כשהפונקציה מצליחה, זה לא אומר שהמייל באמת הגיע לנמען. לכן הטופס יכול להציג "ההודעה נשלחה" והמייל עדיין לא יגיע.

התיקון הוא להתקין את WP Mail SMTP ולבחור בו ספק שליחה (Mailer). לפי דף התוסף ב-WordPress.org, הגרסה החינמית תומכת בין השאר ב-SendLayer, SMTP.com, Brevo, Gmail, Mailgun, SendGrid, Postmark, SMTP2GO ובאפשרות Other SMTP לכל שרת SMTP אחר. בתיעוד התוסף כתוב שאם נשארים על ברירת המחדל, PHP Mailer, ההגעה לתיבה לא משתפרת, ולכן צריך לבחור ספק אחר. אשף ההתקנה של התוסף מוביל אותך בשלבים.

איזה ספק לבחור? זה תלוי איפה הדואר של העסק יושב.

כל ספק דורש הרשמה והגדרה משלו, ואת ההוראות המדויקות לכל Mailer תמצא בתיעוד של התוסף.

אחרי שהגדרת ספק, נכנסים ל-WP Mail SMTP ואז ל-Tools, ופותחים את הלשונית Email Test. מזינים כתובת בשדה Send To ולוחצים על Send Email.

אם השליחה הצליחה, תופיע הודעת הצלחה ירוקה, והמייל אמור להגיע לתיבה. אם יש תקלה, התוסף מציג הודעת שגיאה עם פירוט ועם צעדים מומלצים. לפי התיעוד שלו, בזמן הבדיקה הוא גם בודק את רשומות ה-DNS של דומיין השולח, כמו SPF, DKIM ו-DMARC. כדאי לקרוא את ההודעה עד הסוף, כי בדרך כלל כתוב בה בדיוק מה חסר. יומן מיילים מלא (Email Log) קיים רק בגרסת Pro.

אם מייל הבדיקה מגיע אבל המיילים מהטופס עצמו לא, זה סימן שתוסף הטפסים שולח עם כתובת שולח אחרת.

לפי התיעוד של התוסף, כתובת השולח (From Email) בכל תוסף ששולח מיילים צריכה להתאים לכתובת שהגדרת בתוסף. הדרך הפשוטה היא לסמן בהגדרות את Force From Email, וכך כל המיילים מהאתר ייצאו מאותה כתובת. בהגדרות הטופס עצמו כדאי להשאיר את כתובת השולח על כתובת בדומיין של האתר, ואת הכתובת של מי שמילא את הטופס לשים בשדה Reply-To. כך תוכל ללחוץ "השב" ולענות לו ישירות. אם אין לך עדיין תיבת דואר אמיתית על הדומיין ואתה משתמש בכתובת חיצונית, כדאי לקרוא קודם על מייל עסקי, כי כתובת שולח שתואמת לדומיין שלך גם מגדילה את הסיכוי שהמייל לא ייחשב לספאם.

המצב הזה נראה כך: בחרת Other SMTP, הזנת פרטים נכונים, ומייל הבדיקה נכשל עם שגיאת חיבור או שנגמר לו הזמן.

בהגדרות התוסף, תחת Settings ואז General, בודקים את השדות SMTP Host, Encryption, SMTP Port ו-Authentication. לפי התיעוד של התוסף, פורט 587 משמש בדרך כלל עם TLS ופורט 465 עם SSL. התיעוד גם מציין שחברות אחסון רבות חוסמות את פורטי ה-SMTP כברירת מחדל, ואז צריך לפנות אליהן. פתרון נוסף הוא לבחור ספק עם חיבור API ישיר, כי לפי דף התוסף שליחה דרך API עובדת גם כשהאחסון חוסם את פורטי ה-SMTP.

לפי התיעוד, מיקרוסופט הפסיקה לתמוך באימות SMTP בסיסי לחשבונות Outlook, ולכן לתיבות כאלה משתמשים ב-Mailer הייעודי של Outlook ולא ב-Other SMTP. התיעוד ממליץ גם לשמור את שם המשתמש והסיסמה של ה-SMTP כקבועים בקובץ wp-config.php, ולא בממשק.

כאן המייל כן מגיע, אבל לתיקיית הספאם. או שבדיקת הדומיין שהתוסף מריץ מראה שחסרה רשומה.

לפי הנחיות השולחים של Gmail, כל מי ששולח מיילים לחשבונות Gmail צריך להגדיר SPF או DKIM לדומיין שממנו הוא שולח, ולהשתמש בחיבור TLS. מי ששולח בהיקף גדול, מעל 5,000 הודעות ביום, חייב את SPF, DKIM וגם DMARC. גוגל מסבירה ש-SPF צריך לכלול את כל השרתים והשירותים ששולחים מיילים בשם הדומיין שלך, כולל שרת האתר ושירותי שליחה אוטומטיים.

את הרשומות מוסיפים באזור ניהול ה-DNS של הדומיין, ואת הערכים המדויקים מקבלים מספק השליחה שבחרת. את הדרישות המלאות תמצא בהנחיות השולחים של Gmail. ואם אתה לא בטוח מה בדיוק צריך לכתוב ברשומה עצמה, יש הסבר מפורט יותר במדריך רשומת SPF.

לפעמים ההגדרות נראות תקינות, ובכל זאת המיילים יוצאים בדרך הישנה או לא יוצאים בכלל.

התיעוד של התוסף ממליץ לנטרל כל תוסף SMTP או תוסף שליחה אחר, כי הם יכולים למנוע מהתוסף לעבוד. כדאי גם לוודא שהתוסף ו-WordPress מעודכנים. אם אחרי נטרול תוסף האתר נופל ואין לך גישה לממשק, אפשר לנטרל את התוסף דרך FTP או מנהל הקבצים של האחסון, על ידי שינוי שם התיקייה שלו ב-wp-content/plugins. כדי לראות שגיאות שקשורות לשליחה, אפשר להפעיל זמנית את WP_DEBUG ו-WP_DEBUG_LOG ב-wp-config.php, ולכבות אותם כשמסיימים.

אם עברת על כל הבדיקות ומייל הבדיקה עדיין נכשל, אם אין לך גישה לניהול ה-DNS של הדומיין, או אם הדואר של העסק יושב על אותו דומיין ואתה חושש לשבור אותו בשינוי רשומת SPF, זה הזמן לעצור. טעות ברשומות DNS יכולה לפגוע גם במיילים הרגילים של העסק, ולא רק בטפסים באתר.

כדאי לקרוא למומחה גם כשהאתר הוא חנות, כי שם מיילים של אישור הזמנה ואיפוס סיסמה יוצאים באותה דרך, וכל תקלה בהם מגיעה ישר ללקוחות. ואם אתה כבר מסדר את המיילים של החנות, שווה לבדוק גם את חיבור ווקומרס למערכת דיוור, כדי שכל מי שמזמין ייכנס אוטומטית לרשימת התפוצה שלך. לפני שפונים, כדאי לרשום מה ניסית, איזה Mailer בחרת ומה בדיוק כתוב בהודעת השגיאה של מייל הבדיקה. זה חוסך הרבה זמן למי שיטפל בזה, ומאפשר להמשיך מהנקודה שבה עצרת במקום להתחיל מחדש.

אם ניסית לבד ולא הצלחת, דבר איתי ואני אטפל בזה. ואם הטפסים עובדים אבל לא מגיעות מספיק פניות, שווה לקרוא איך להביא תנועה אורגנית לאתר.